Der Sommer ist in vollem Gange und mit ihm der Wunsch danach, seine Zeit draußen zu verbringen. Outdoor-Veranstaltungen bieten großartige Möglichkeiten die Natur zu genießen und gleichzeitig unvergessliche Erlebnisse mit Freunden und Familie zu teilen. Damit deine Outdoor-Veranstaltung allerdings ein Erfolg wird und so reibungslos wie möglich abläuft, ist eine sorgfältige Planung von großer Bedeutung. Wir geben dir in diesem Artikel einige Tipps!

Wetterüberwachung und ein Backup-Plan

Bevor du eine Veranstaltung planst, solltest du das Wetter im Auge behalten – was leichter gesagt ist als getan, vor allem bei längerer Vorlaufszeit. Halte allerdings trotzdem die Wettervorhersagen im Auge und wähle, wenn möglich, einen Tag aus, der geeignet ist. Sollte das Wetter am Ende nämlich absolut nicht mitspielen wollen, ist es wichtig, einen Backup-Plan zu haben. Dies könnte ein Zelt sein oder ein überdachter Bereich, der sowohl Schutz vor Regen, aber auch zu starkem Sonnenschein bietet.

Die richtige Standortauswahl

Berücksichtige die Anzahl der Gäste, die Art der Aktivität und die Verfügbarkeit von Annehmlichkeiten wie Parkplätzen, sanitären Einrichtungen und Stromversorgung. All dies sollte in die Entscheidung mit einfließen, welcher Standort für deine Veranstaltung ausgewählt werden sollte. Je besser der Standort, umso reibungsloser wird der Ablauf sein – und umso weniger externe Faktoren wie mobile Toiletten, Elektronik wie Verlängerungskabel oder Generatoren, oder zusätzliche Infrastruktur werden benötigt. Was zusätzlich noch eine Frage der Kosten ist!

Genehmigungen und Vorschriften

Vergewissere dich auch im Vornerein, dass du alle erforderlichen Genehmigungen und Lizenzen für deine Veranstaltung einholst – und zwar nicht nur dann, wenn es nicht auf privatem Gelände ist. Informiere dich über örtliche Vorschriften bezüglich Lärmbegrenzungen, Müllentsorgung und anderen relevanten Bestimmungen. Ihre Einhaltung ist entscheidend, um Probleme während der Veranstaltung selbst zu vermeiden.

Logistik und Infrastruktur

Stell sicher, dass du über die erforderliche Logistik und Infrastruktur verfügst. Das beinhaltet alles von der Bereitstellung von Verpflegungsmöglichkeiten, Getränken, über Sitzgelegenheiten bis hin zur Unterhaltung. Vergiss nicht, auch an wichtige Details wie ausreichende Beleuchtung und ausgewiesene Bereiche für Abfallentsorgung zu denken. Ein gut organisiertes Setup sorgt nicht nur dafür, dass sich deine Gäste wohlfühlen und die Veranstaltung genießen können, sondern auch dafür, dass du im Anschluss so wenig extra Arbeit wie möglich hast.

Kommunikation und Sicherheit

Informiere deine Gäste im Voraus über die Details der Veranstaltung, wie beispielsweise Datum, Uhrzeit, Standort und geplante Aktivitäten. Auf diese Weise können sie sich rechtzeitig vorbereiten – auch was geeignete Kleidung angeht. Stelle auch sicher, dass klare Anweisungen für die An- und Abreise gegeben werden. Sicherheitsvorkehrungen, wie beispielsweise Erste-Hilfe-Kits und die Verfügbarkeit von Sicherheitspersonal ab einer bestimmten Veranstaltungsgröße, sind ebenfalls von größter Wichtigkeit, um die Sicherheit der Teilnehmer zu gewährleisten.