Es ist vollbracht! Die GmbH-Gründung war erfolgreich. Da es sich bei einer GmbH um eine Kapitalgesellschaft handelt, obliegt sie eine Buchhaltungspflicht. Natürlich gilt es nun zu überlegen, wie die Buchhaltung auf effektivem und zugleich einfachen Weg geführt werden soll. Mit diesen 10 Tipps für Unternehmer und Gründer, die passende KMU Buchhaltungssoftware zu etablieren, kann im Grunde genommen nichts mehr schiefgehen.
Allen voran in KMUs, den kleinen und mittleren Unternehmen, wirft das Thema der Finanzbuchhaltung immer wieder Fragen auf.
Eine davon ist, welche Buchhaltungssoftware bzw. welches Finanzbuchhaltungs-System das passende für das jeweilige Unternehmen ist. Seit Einführung der elektronischen Steuererklärung (ELSTER) ist eine gut funktionierende Software nicht mehr wegzudenken, um vor allem administrative Kosten im Steuer- und Finanzbereich in einem überschaubaren Rahmen zu halten.
Spätestens nach erfolgreicher Gründung Ihrer GmbH muss sich ernsthaft mit diesem Thema auseinandergesetzt werden. Worauf genau es bei der Auswahl ankommt und worauf zu achten ist, verraten die folgenden 10 Tipps.
Tipp 1: Entscheidung treffen, was wirklich gebraucht wird
Die Verteilung der Aufgaben und der Mitarbeiterstruktur ist ein sich ständig ändernder Aspekt, auf den auch ein Unternehmen reagieren muss. Ebenso unterschiedlich gestaltet sich auch der Umgang mit der Finanzbuchhaltung. Diese kann einerseits völlig unternehmensintern erfolgen, andererseits präferieren viele Unternehmen, lediglich grundlegende Informationen und Unterlagen zur Weiterverarbeitung an extern angesiedelte Steuerberater zu übergeben.
Daher muss der volle Funktionsumfang der Software gut überlegt und ausgewählt werden. Weiters ist es ratsam, dass Funktionen erweitert werden können. Zum Tragen kommt dies beispielsweise, wenn sich die Abrechnung der Gehälter vom externen Beauftragten zu einem firmeninternen Mitarbeiter verlagert.
Tipp 2: So benutzerfreundlich wie es geht
Je einfacher zu bedienen, desto besser. Finanzbuchhaltung beinhaltet zum Teil komplexe Themen und daher sollte die dazugehörige Software so gewählt werden, dass sie mit entsprechenden Kenntnissen im Bereich der Buchhaltung bedient werden kann. Alles andere steigert die Komplexität zusätzlich und sorgt für unnötigen Zeitverlust.
Tipp 3: Vorkenntnisse im Bereich der Finanzbuchhaltung im Unternehmen richtig einschätzen
Je mehr Wissen in den speziellen Themen der Finanzbuchhaltung vorherrscht, desto umfangreichere Funktionen kann auch die dazugehörige Software aufweisen. Oftmals ist es vorteilhaft, die eigenen Kenntnisse in der Buchhaltung mittels Übungsunternehmen auszutesten und das Wissen über die unterschiedlichen Funktionen zu vertiefen.
Tipp 4: Überprüfen der Kompatibilität mit anderen Programmen und ELSTER
Ein gutes und benutzerfreundliches Finanzbuchhaltungs-System lässt sich praktisch mit einigen anderen Programmen verbinden. Die Übernahme von Daten aus einer Tabellen-Software oder das Übertragen dieser an das zuständige Finanzamt sind prominente Beispiele hierfür. Das elektronische Überstellen des Jahresabschlusses ist seit 2018 obligatorisch und daher muss die gewählte Software kompatibel mit dem ELSTER-Portal sein.
Tipp 5: Überlegung, wer und wie viele Mitarbeiter Zugriff auf die Software haben sollen
Die Größe eines Unternehmens kann ausschlaggebend dafür sein, wie viele Mitarbeiter über einen Zugang zum Buchhaltungssystem verfügen. Die Möglichkeit, mehrere Benutzer anzulegen, ermöglicht die parallele Abarbeitung der Aufgaben. Zudem wird mehr Transparenz geschaffen, welche Eingaben von welchem Mitarbeiter im Buchhaltungssystem vorgenommen wurden.
Tipp 6: Bestimmen der Nutzerrechte
Nicht jeder Mitarbeiter verfügt über Zugang zu allen Inhalten eines Finanzbuchhaltungs-Systems. Dies kann bei effizienter Verwaltung von Nutzerrechten ermöglicht werden. Mitarbeiter können so, gemäß ihrer Spezialgebiete, auf für sie relevante Bereiche innerhalb des Systems freigeschaltet werden.
Tipp 7: Gesetzlich und technisch immer auf dem neuesten Stand bleiben
Gesetzliche Neuerungen innerhalb des Finanzbuchhaltungs-Systems gibt es beinahe jährlich. Regelmäßige Updates des Systems sollten implementiert werden, um sich allen technologischen Veränderungen anzugleichen.
Tipp 8: Unterstützung und Service-Leistungen in Betracht ziehen
Beachtung zu schenken ist auch dem Service rund um das jeweilige Finanzbuchhaltungs-System. Ziel ist es, anfallende Kosten bei Auftreten von Problemen möglichst gering zu halten und auf schnellstmögliche Art Unterstützung zu bekommen, falls diese benötigt wird.
Tipp 9: Aufmerksamkeit macht sich bezahlt
Es ist anzuraten, sich genügend Zeit zu nehmen und Beratungs- und Informationsangebote in Anspruch zu nehmen. Dann kann man sich mit gutem Gewissen für das passende System entscheiden.
Tipp 10: Erst denken, dann kaufen
Viele Hersteller von Buchhaltungssoftware ermöglichen es, eine Demoversion mit beschränktem Funktionsumfang auszutesten. lexoffice bietet zum Beispiel eine kostenlose Testphase von 30 Tagen.
